- รวบรวมข้อมูลจากภายในและภายนอกที่มีความจำเป็นต่อหน่วยงาน
- ประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์นำไปใช้งานได้
- มีระบบการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ สะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
- ปรับปรุงข้อมูลให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้อง ทันสมัยอยู่เสมอ
- เพื่อการวางแผน กำหนดเป้าหมายและนโยบายในการบริหารองค์กร
- สามารถวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรในองค์กร
- ช่วยให้การทำงานรวดเร็ว ถูกต้อง การบริหารงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ
- ใช้ควบคุมระบบการทำงานในองค์กรให้ดำเนินไปตามนโยบายที่กำหนดไว้
- องค์กรมีมาตรฐานและคุณภาพในการดำเนินงาน ทำให้ได้รับความเชื่อถือ
- สร้างโอกาสในการลงทุน ทำให้มีการขยายองค์กรให้เจริญเติบโตยิ่งขึ้น
- สามารถแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้
2. TPS MRS DSS คืออะไร
1. ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (TPS)
เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
หน้าที่ของ TPS
1) การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2) การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4) การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5) การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป
2. ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ ( MRS)
ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำรายงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า
ลักษณะของ MRS
1) ช่วยในการจัดทำรายงานซึ่งมีรูปแบบที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
2) ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
3) ช่วยในการวางแผนงานประจำ และควบคุมการทำงาน
4) ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจำหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
5) มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
6) ติดตามการดำเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดำเนินงานกับเป้าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการการปรับปรุงแก้ไขประเภทของรายงาน MRS รายงานจาก MRS มีลักษณะต่างๆ ดังนี้
1) รายงานที่จัดทำเมื่อต้องการ (Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทำเมื่อผู้บริหาร ต้องการเท่านั้น
2) รายงานที่ทำตามระยะเวลากำหนด (Periodic reports) โดยกำหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทำรายงานทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต
3) รายงานสรุป (Summarized reports) เป็นการทำรายงานในภาพรวม เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จำนวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา MIS
4) รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports) เป็นการจัดทำรายงานเมื่อมีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่าแตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกำหนดให้เศษของที่เหลือ (scrap) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลังกลับมีเศษของที่เหลือ 5 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นอาจมีการเขียนโปรแกรม ในการประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กำหนดไว้ได้อย่างไร
หน้าที่ของแบบ MRS
1) ช่วยในการตัดสินใจงานประจำของผู้บริหารระดับกลาง
2) ช่วยในการทำรายงาน
3) ช่วยในการตัดสินใจที่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และมีโครงสร้างแน่นอน เช่น การอนุมัติสินเชื่อให้กับลูกค้า
3. ระบบสารสนเทศแบบ DSS
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Characteristics of DSS) ระบบ DSS จะมีการแบ่งแยกการตัดสินใจในลักษณะที่เป็นโครงสร้าง ลักษณะไม่เป็นโครงสร้าง และลักษณะกึ่งโครงสร้าง โดยส่วนใหญ่ปัญหาที่เป็นโครงสร้างเกิดจากการทำงานประจำ ส่วนปัญหาที่ไม่เป็นโครงสร้างเกิดจากความไม่แน่นอน เนื่องจากงานไม่เป็นประจำ ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างกึ่งโครงสร้าง มักจะเกิดจากปัญหาที่มีโครงสร้างแต่ผิดไปจากงานประจำบ้าง โดยทั่วไประบบ DSS มักจะถูกนำมาใช้ในการออกแบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ วิเคราะห์ปัญหาในลักษณะกึ่งโครงสร้างและไม่เป็นโครงสร้าง ซึ่งแตกต่างจากระบบ TPS และ MIS ซึ่งมีการจัดการกับปัญหาที่เป็นโครงสร้าง และในขณะเดียวกันองค์การมักจะใช้การวิจัยเชิงปฏิบัติ [Operations Research (OR)] ในการจัดเตรียมตัวแบบเพื่อใช้ในการสร้างทางเลือก แต่ในปัจจุบันระบบ DSS ได้ถูกออกแบบเพื่อรวมความสามารถของ TPS MIS และการสร้างตัวแบบของ OR เข้าด้วยกัน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ปัญหาในรูปแบบต่าง ๆ และสร้างเครื่องมือในการวิเคราะห์ให้กับผู้ใช้
การออกแบบ DSS ที่ดีจะต้องสามารถตอบสนองต่อการนำไปใช้ของผู้บริหารระดับสูง สามารถช่วยในเรื่องการพยากรณ์ การวางแผนเชิงกลยุทธ์ และผู้บริหารระดับกลางสามารถที่จะนำไปปฏิบัติได้ ในอดีตการตัดสินใจที่ผิดพลาดมักจะเกิดจากตัวบุคคล แต่ในปัจจุบันการตัดสินใจมักจะขึ้นกับกลุ่มบุคคลมากกว่าตัวบุคคล จึงมีการนำระบบ DSS มาช่วยในการตัดสินใจเป็นกลุ่ม [Group Decision Support System (GDSS)] ระบบ DSS ที่ดีจะสามารถช่วยในการหาข้อมูล เลือกข้อมูลและใช้ตัวแบบที่เหมาะสมในการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงการควบคุมการทำงานด้วยตนเองปราศจากการแทรกแซงของผู้ชำนาญ ผู้ชำนาญจะทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษา ฝึกอบรม แนะนำ และสนับสนุน ส่วนการปฏิบัติเป็นหน้าที่ของผู้ใช้
เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Characteristics of DSS) ระบบ DSS จะมีการแบ่งแยกการตัดสินใจในลักษณะที่เป็นโครงสร้าง ลักษณะไม่เป็นโครงสร้าง และลักษณะกึ่งโครงสร้าง โดยส่วนใหญ่ปัญหาที่เป็นโครงสร้างเกิดจากการทำงานประจำ ส่วนปัญหาที่ไม่เป็นโครงสร้างเกิดจากความไม่แน่นอน เนื่องจากงานไม่เป็นประจำ ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างกึ่งโครงสร้าง มักจะเกิดจากปัญหาที่มีโครงสร้างแต่ผิดไปจากงานประจำบ้าง โดยทั่วไประบบ DSS มักจะถูกนำมาใช้ในการออกแบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ วิเคราะห์ปัญหาในลักษณะกึ่งโครงสร้างและไม่เป็นโครงสร้าง ซึ่งแตกต่างจากระบบ TPS และ MIS ซึ่งมีการจัดการกับปัญหาที่เป็นโครงสร้าง และในขณะเดียวกันองค์การมักจะใช้การวิจัยเชิงปฏิบัติ [Operations Research (OR)] ในการจัดเตรียมตัวแบบเพื่อใช้ในการสร้างทางเลือก แต่ในปัจจุบันระบบ DSS ได้ถูกออกแบบเพื่อรวมความสามารถของ TPS MIS และการสร้างตัวแบบของ OR เข้าด้วยกัน เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ปัญหาในรูปแบบต่าง ๆ และสร้างเครื่องมือในการวิเคราะห์ให้กับผู้ใช้
การออกแบบ DSS ที่ดีจะต้องสามารถตอบสนองต่อการนำไปใช้ของผู้บริหารระดับสูง สามารถช่วยในเรื่องการพยากรณ์ การวางแผนเชิงกลยุทธ์ และผู้บริหารระดับกลางสามารถที่จะนำไปปฏิบัติได้ ในอดีตการตัดสินใจที่ผิดพลาดมักจะเกิดจากตัวบุคคล แต่ในปัจจุบันการตัดสินใจมักจะขึ้นกับกลุ่มบุคคลมากกว่าตัวบุคคล จึงมีการนำระบบ DSS มาช่วยในการตัดสินใจเป็นกลุ่ม [Group Decision Support System (GDSS)] ระบบ DSS ที่ดีจะสามารถช่วยในการหาข้อมูล เลือกข้อมูลและใช้ตัวแบบที่เหมาะสมในการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงการควบคุมการทำงานด้วยตนเองปราศจากการแทรกแซงของผู้ชำนาญ ผู้ชำนาญจะทำหน้าที่ในการให้คำปรึกษา ฝึกอบรม แนะนำ และสนับสนุน ส่วนการปฏิบัติเป็นหน้าที่ของผู้ใช้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น